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「とりあえずデスクトップ」を対策する:共有パソコンの整理整頓術

今日はチームの共有パソコンの整理整頓のアイディアを紹介します。

サムネイル,共有パソコンの整理整頓術,ファイルの保存先を変える方法

デスクレスワークやチームプレイの時代に、共有のパソコンやフォルダを使っている職場は多いと思います。

急いでいると「とりあえずデスクトップに保存して整理は後ですればいいや」と思いがちですが、その「後で」は1年先かもしれません。

 

メンバー同士で整理整頓の感性や基準が違うことが、人間関係を悪くする原因の1つになります。

 

今日は、チームメンバーのやる気や注意力に頼らずに、全自動&労力ゼロでファイルの整理整頓ができる方法を紹介します。

 

 

1.整理整頓をしないと人間関係が悪くなる

どんな職場でも人が増えるタイミングがあります。

 

それまで個人ごとに自由にしていたファイルの管理は、人が増えるほどごちゃごちゃしてきます。

 

よくある対策が「個人用の専用フォルダ」を作る方法です。これはひとまず役に立ちます。

 

しかし、時間がたつにつれて、ドキュメントフォルダやデスクトップに正体不明のファイルが増えてきます。特にドキュメントフォルダは保存する時にだけ目に見えるフォルダなので減る機会がなくファイルがたまっていきます。

 

問題は、他の人が作ったファイルは勝手に削除できないことです。

  • 誰のファイルか分からない
  • 必要かどうか分からない
  • 実際に問題は起きていない(ように見える)
  • 「わたしは困っていない」と思っている人が多数派

 

そしていつしかデスクトップがファイルの仮置き場になり、デスクトップが散らかり始めます。

 

  1. パソコン内のファイルが散らかる
  2. 目的のファイルをすぐに探せない
  3. 自分に対してイライラする
  4. 他人にイライラをぶつけ始める
  5. チームメンバーの特定の人を悪者に仕立てる人が現れる

 

元々は管理職やリーダーがなにもしなかったことが原因ですが、リーダーを責められる平社員なんていないので、末端社員のやる気や注意力のせいにされます。

 

デスクトップが散らかるチーム全体の要因としては、

  1. チームメンバーの整理整頓の感性がバラバラ
  2. ファイルの整理整頓の方針を役職者が決めていない

が考えられます。

 

「1」はそもそも他人の感性を変えるのは難しいです。「2」の方針を決める方が即効性があります。

 

そして方針の伝達には逐一声をかけない方法があります。メンバーが「コントロールされている感」を意識することなくパソコンの中を整理整頓する方法に保存先の自動化があります。

 

 

2.具体的な方法

方法は次の通りです。

 

ファイル→オプション→保存→既定のローカルファイルの保存場所

サムネイル,パソコンの整理整頓,エクセルやワードファイルの保存先を変える方法,

 

自由に保存先を決められます。オススメはデスクトップに「ファイル保存用フォルダ」を1つ作り、そこにワード・エクセル・パワーポイント等の保存先をすべて設定すれば一元管理ができます。

 

特定のフォルダへのルートを用意しておくだけで、メンバーにも「最近保存したファイルを探す時はこのフォルダを調べれば見つかる」と認識が生まれます。これでデスクトップが際限なく散らかることを防げます。ドキュメント・ダウンロードなどの場所を探さなくても済むようになります。

 

 

3.人選の方法

民主主義のみんなで多数決で決めると「いまは困っていない」の意見ばかりになって何も始まりません。

 

ですが、よかれと思っても絶対に1人で進めてはいけません。今は何も困っていない人からすると、独断で勝手に進めてしまう人に認定されてしまいます。役職者に根回しをした上での整理整頓が必須です。

 

1から説明をして自分のコピー社員を育てるよりも、もともと整理整頓が得意な人に任せる方が楽です。上手い人を見分ける方法は、

  • 普段の持ち物が少ない人
  • 書類を減らすスピードが明らかに速い人
  • 書類をインデックスを付けて管理している人
  • ファイル名に作成日付を入れている人
  • コピー機・スキャン機能・ラミネーターを人に聞かなくても使える人

などの普段の行動から、得意な人を見分けられると考えています。

 

 

ChatGPTで作る英語指導の対訳資料(プロンプトあり)

英語学習の支援のために、英文の日本語訳をChatGPTに任せてみました。

サムネイル,ChatGPTを使った英語授業,対訳資料の準備の自動化

 

プロンプトの入力

ChatGPTに入力する指示文をプロンプトと呼びます。

 

したいことは、英文を主語/述語/目的語の文型に分けることです。各パートに"/"などの目印を入れて最終的にエクセルでの対訳表を作りたいです。

  1. 教科書の全文はウェブサイトから全文をコピー。
  2. chatGPTに指示文をペースト

 

使ってみたプロンプト

ぐだぐだな英語ですが、多少は文法や単語に粗があっても良いように解釈してくれます。

hello, these are some tasks you can do. please work for me and give me some text. Now, let's start. 
 First, you are a great editor and worker.
 Second, you should divide sentences In bullet points with period. Periods are the most important  markpoints you notice. 
Third, I want you divde English sentenses with "/" : subject , verb, object and complement, etc....  and I want Japanese transration per each sections,

 

OK, Please now try.
Sentenses are here!

 (~分割したい文章~)

 

こうして見ると、まだまだ減らしてスリムにできますね。指示は勢いに任せて入力して回数を重ねてトライ&サクセスを増やしたいです。

 

下線部を引いた個所は、

  • 最初に、職業名を付けると回答の精度が上がる噂があります。
  • 箇条書きで:in bullet points はけっこう役立ちます。動詞のitemizeもシンプルで良いと思います。
  • markpoint:こんな単語あるのか?と思いながら入力していましたが、いいように解釈してくれました。

 

エクセルの操作手順もChatGPTで学べる

1セル内のテキストを複数セルに分割する作業手順もChat GPTに教えてもらいました。エクセル→データ→クエリを使います。

Split Text into Columns in Excel:

  • Once pasted into Excel, you can use Excel's Text-to-Columns feature to split each cell into multiple columns based on the "/" symbol.
    • Select the column(s) containing your sentences.
    • Go to the "Data" tab in Excel.
    • Click on "Text to Columns."
    • Choose "Delimited" and click "Next."
    • Select "/" as the delimiter and click "Next."
    • Optionally, format each column as needed (e.g., adjust column widths, apply formatting).

ChatGPTはstep by stepが大好きでよく出てきます。この表示手順は分かりやすいので私の性に合っています。

 

AIの手先になって動かした画面

ChatGPTのレクチャーを受けて動かしたのはこんな画面です。

エクセルでの列の分割

この工程は画面操作のことだけなので、将来的に技術が高まれば自動化できそうです。

 

なぜ英語で入力したのか?

入力した量を測る単位をトークンと呼び、日本語では1文字あたり1、英語では1単語あたりで計算されます。長い英単語は2-3になることもあります。

 

ChatGPTのプロンプトは日本語でも英語でも入力することができます。私が当たりをつけているのは、同じ情報量なら英語の方がより少ないトークン数で回答がもらえるかもしれないという考えです。文字制限や回数制限もあるので、英語のプロンプトに慣れて短い文でチャットができるようにしていきたいです。

 

トークン数やしくみのことは、最近読んだ『ChatGPT時代の文系AI人材になる』に書かれていました。

 

 

AIに置き換えられない作業工程

減らした作業

  • 英語の手入力
  • 初回の訳文入力

減らせない工程

  • どういう資料を作りたいかの全体像の構想を練るステップ
  • 資料を見せる相手に合わせた修正や編集の微調整。

AIに置き換えられない作業工程は、「相手に合わせて表現を変える力」と「ゴールを設定する力」だと感じました。

 

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興味のある人は申し込みをしてみてください。

「睡眠カウンセラー」爆誕か!?

火曜日、目新しい新規テーマを扱う記事です。

睡眠科の新規創設と睡眠カウンセラー

2024年6月8日「何だこれは?」というニュースが流れました。

「睡眠科」を診療科名に追加へ、08年以来の見直し…不眠・無呼吸など「国民病」の治療期待 : 読売新聞 (yomiuri.co.jp)

新しい診療科ができるようです。提供している医療は同じでも、利用する一般の人にとって分かりやすくなって、医療につながる機会が増えるでしょう。

 

さて、ここで日本語の病気の診断基準の元になっているアメリカの診断基準であるDSMを見ると、「睡眠障害」はSleep-Wake-Disordersとあります。つまり、眠ることと起きることの障害なんですね。

 

→→寝過ぎ・寝なさ過ぎ・起きてい過ぎ・起きなさ過ぎと大きく4つに分けると分かりやすいです。

 

起きないというのは、高齢になるとよくある「ご飯を食べている途中に眠ってしまう」ような状態ですね。

  • 意図せず眠ってしまう:ナルコレプシー(過眠症)
  • 意図せず起きてしまう、寝られない:不眠症
  • 眠り過ぎてしまう:過眠症

 

DSMでは関連する他の病気とのつながりも示されています。

  • うつ、肥満、糖尿病
  • 肺での酸素と二酸化炭素の交換不全
  • 姿勢の向きの影響で気道が狭くなる
  • むずむず脚症候群
  • 概日リズム睡眠-覚醒症候群 →こもりびとや不登校児の昼夜逆転も含むかもしれません

 

このニュースから私が感じたのは、これからきっと「睡眠」が新しい市場になることです。

  1. 物品
  2. メンタルアプローチ
  3. 日中の活動強化:ジムなど
  4. ストレス対処

などがどんどんテーマになるでしょう。

 

実は最近の書店では「睡眠」に関する本がたくさん出回っています。目を引いたワードを抜き出すと

  • セロトニン
  • 副交感神経
  • オキシトシン
  • メラトニン

効果的な食べ物の名前もよく出てきます。

 

科学の世界は再現性の世界ですが、私たち一般人にとって日中に太陽の光を浴びた時にセロトニンが何μg血中に増えたかなんていち個人には分からないのが難しいところですね。

 

大事なことは、睡眠が「なんか良い感じになった」の感覚ですね。

 

信じる者は救われ信じさせる者は儲かります。

 

自由に名乗れる「睡眠カウンセラー」はこれからけっこう狙い目だと思ってます。

 

参考:dsm-5_guideline.pdf (jspn.or.jp)

 

 

整理整頓:ふすまを外せば部屋が広く見える話

今日は整理整頓の話です。

部屋の整理整頓,ふすまを取り外す,部屋を広く見せる方法

私たちの住む部屋のスペースは限られています。色や柄を変えて脳をだます方法もありますが、今日は「物理的にふすまを取って外すメリット」を紹介します。

 

ふすまを外して良かったこと

賃貸マンションの部屋でふすまを外した実体験から、次のメリットを感じました。

  1. 部屋の奥行きが見えて広く感じる
  2. 押入れに入れているものが見えるので、よけいな物を減らせる
  3. 押入れの中の物をすぐに取り出せる

 

物を取り出すためにふすまを開けるひと手間が減るだけで、物を取り出す動作が楽になりました。他にも、消耗品の在庫管理がしやすくなりました。

  • ティッシュペーパーの在庫
  • トイレットペーパーの在庫
  • 布団類
  • スーツケース類

などは意識しなくても目に入るので、減った時にすぐに補充できるようになりました。

 

 

外したふすまはどこに置くかというと、うっかり穴をあけてしまわないように部屋の隅に置いています。横向きにして押入れの奥に置いておくのも良いかもしれません。

 

ふすまを外すと部屋が広く見えるので、整理整頓で物を減らしやすくできるという話でした。

 

小説の良さ:期待する気持ちとページをめくる秒速

今日は、小説を読むときのページをめくる瞬間の話です。

サムネイル,小説の良さ,ビジネス書と違うこと

最近は本のページをめくる直前に次のページに何を期待していたかの記憶が薄れてきています。去年今年と多く読んでいる社会書やビジネス書では、やってきたページを次から次へと処理するといった読み方が求められます。

 

一方で小説をほとんど読まなくなり、先の展開を想像して期待しながら読む機会はめっぽう少なくなりました。だからかもしれません。図書館や本屋や電車の中でじっくりとページをめくる人の姿を見かけると、ページの先に何かを期待する気持ちを思い出すような気がします。

 

その瞬間は、時計の分針が1つ動いた瞬間を見た時のような思いがけないタイミングのように感じます。同志を見つけた時のような、同じ部活動をしている人を見かけた時のような感覚に近いです。

 

小説の良さを意識的に思い出すことも心の安定には必要かもしれません。小説は主人公が先に進むエネルギーや、少し先の未来への期待感をくれます。その期待感はページをめくる秒速に現れるように思います。スイスイとページをめくる時や、物語のクライマックスの手前でぐっと息をためてじっくりとページをめくる時など、1冊の中でも変化しています。

 

『夜のピクニック』の甲田貴子や、『スロウハイツの神様』の千代田公輝に赤羽環、『オリガ・モリソヴナの反語法』のオリガ・モリゾヴナ。

 

「また読みたい、先を見たい」と思わせてくれて、その瞬間に最高に高まっている読みたい気持ちに沿って、前へ前へと読み進めるエネルギーを与えてくれるのは小説の持つ魅力的な力だと感じています。

 

単語小テストは2択問題を2周の方が良いのかも?:ワーキングメモリへの配慮

オンラインでの英単語の小テストは「4択よりも2択」にした方が良いかもしれないという話です。

小テストを4択から2択にする

今まで自分がテストを受けてきた習慣から4択の小テストを作っていました。

 

しかし、勉強への苦手意識を強く持っている生徒さんに対しては、単語の小テストは2択の方がすいすい進みやすいという実感があるので2択に変更してきました。

 

この理由はおそらく、2択の問題にすることで脳への負荷を減らせているからだと思います。頭の中の言葉の概念や視覚的風景と目の前の実物を比較する力は、脳内のワーキングメモリが関わっています。

 

選択肢を増やす場合には、次のような前提条件が必要だと感じています。

  • 並び順による暗記パターンを崩す目的がある。
  • ある程度単語を覚えようとしている。
  • 完全定着ではないけれども、答えを見れば思い出せる
  • 間違えた時に良い悔しさを感じている

 

選択肢の数を設定する時に大事なことは、「頭の中に正解確率が高いと思える1つの答えを思い浮かべることができる状態」であることだと考えています。

 

何が正しいのかもわからない状態ではすべてをじっくりと見ないといけません。選択肢が10個あると10個分の認知的負荷がかかります。

 

「1個が正解なら、もう片方は必ず不正解」というシンプルな問題形式に慣れてもらうことを最初のステップにすると、苦手意識を増強させることなく、問題を解いてもらうことができるかもしれません。

 

ちなみに私はGoogle Foamを使っています。問題作りの手間も4択よりも2択の方が早い時間で問題を作れるようになります。

ピザを買わないピザの節約法

今日は節約術の話です。

どうしてもピザが食べたいときに、ピザを買わず、作りもしない節約術を紹介します。

ピザを食べたい時の節約術,主婦・学生・一人暮らしのための節約

1.節約中にピザを食べたくなったら

どうしてもピザが食べたくなる時ってありませんか?

 

ドミノピザ・ピザハット・ナポリの窯など、どれも美味しいですね!

 

でも節約をしているし、欲しい物があるし、2,000円くらいするピザをポンッとお金を払うことには迷ってためらうときがあると思います。そんな時に、たった300円でピザを買わずに満足できる方法を紹介します。

 

2.私がだめだった代わりの方法

先に、私が試してだめだった方法を紹介します。

▲チーズの袋300gを買ってパンに乗せる

▲フランスパンを買う

▲ウインナーを焼く

▲カルビを焼く

▲玉ねぎとウインナーでピザパンを作る

▲ガストで500円のマヨコーンピザを注文する

 

どれも、「あの宅配のピザを食べたい!」という欲求は抑えられませんでした。作ったりガストに行ったりするのも、手間がかかるので長く続ける方法にはなりませんでした。

 

3.成功した方法

スーパーにどこでも置いてある品を見つけたことで、ピザを食べたい欲求を抑えることができました。

 

それは、

焼き肉のタレ

です!

 

これとご飯・パンを一緒に食べることで、ピザを食べた時と同じくらいの満足感を感じられました。この勝因は、

  • いつもと違う油
  • にんにく、玉ねぎ、砂糖醤油をまとめて手軽にとれること

だと考えました。

 

節約のオリジナル格言はこちら。↓↓

【タレを制する者は節約を制する】です。

 



節約をしている人でピザが食べたくなった時に、いちどお試しください!