「とりあえずデスクトップ」を対策する：共有パソコンの整理整頓術

今日はチームの共有パソコンの整理整頓のアイディアを紹介します。

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デスクレスワークやチームプレイの時代に、共有のパソコンやフォルダを使っている職場は多いと思います。

急いでいると「とりあえずデスクトップに保存して整理は後ですればいいや」と思いがちですが、その「後で」は1年先かもしれません。

メンバー同士で整理整頓の感性や基準が違うことが、人間関係を悪くする原因の1つになります。

今日は、チームメンバーのやる気や注意力に頼らずに、全自動＆労力ゼロでファイルの整理整頓ができる方法を紹介します。

どんな職場でも人が増えるタイミングがあります。

それまで個人ごとに自由にしていたファイルの管理は、人が増えるほどごちゃごちゃしてきます。

よくある対策が「個人用の専用フォルダ」を作る方法です。これはひとまず役に立ちます。

しかし、時間がたつにつれて、ドキュメントフォルダやデスクトップに正体不明のファイルが増えてきます。特にドキュメントフォルダは保存する時にだけ目に見えるフォルダなので減る機会がなくファイルがたまっていきます。

問題は、他の人が作ったファイルは勝手に削除できないことです。

そしていつしかデスクトップがファイルの仮置き場になり、デスクトップが散らかり始めます。

元々は管理職やリーダーがなにもしなかったことが原因ですが、リーダーを責められる平社員なんていないので、末端社員のやる気や注意力のせいにされます。

デスクトップが散らかるチーム全体の要因としては、

が考えられます。

「１」はそもそも他人の感性を変えるのは難しいです。「２」の方針を決める方が即効性があります。

そして方針の伝達には逐一声をかけない方法があります。メンバーが「コントロールされている感」を意識することなくパソコンの中を整理整頓する方法に保存先の自動化があります。

方法は次の通りです。

ファイル→オプション→保存→既定のローカルファイルの保存場所

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自由に保存先を決められます。オススメはデスクトップに「ファイル保存用フォルダ」を1つ作り、そこにワード・エクセル・パワーポイント等の保存先をすべて設定すれば一元管理ができます。

特定のフォルダへのルートを用意しておくだけで、メンバーにも「最近保存したファイルを探す時はこのフォルダを調べれば見つかる」と認識が生まれます。これでデスクトップが際限なく散らかることを防げます。ドキュメント・ダウンロードなどの場所を探さなくても済むようになります。

民主主義のみんなで多数決で決めると「いまは困っていない」の意見ばかりになって何も始まりません。

ですが、よかれと思っても絶対に1人で進めてはいけません。今は何も困っていない人からすると、独断で勝手に進めてしまう人に認定されてしまいます。役職者に根回しをした上での整理整頓が必須です。

1から説明をして自分のコピー社員を育てるよりも、もともと整理整頓が得意な人に任せる方が楽です。上手い人を見分ける方法は、

などの普段の行動から、得意な人を見分けられると考えています。

学びキャッチアップ