このブログで、年間300冊のビジネス書のアウトプットをしていきます。(※期間：2024年12月28日～2025年12月27日)
31冊目は『事務ミスが少ない人の図解整理術』です。
1.著者の経歴
- オダギリ展子(Odagiri Nobuko)氏
- 事務効率化コンサルタント
2.ビジネススキル
2-1 スキル表
| 1位 | 整理整頓力 | ◎ |
得られるスキルは1位が「整理整頓力」です。
2-2 位置づけ・読み方
「スイスイ読める本」で「実践的・具体的」な内容です。
読書は「スピード感を大事」に、「必要なところを抜き出す」読み方がオススメです。
3.内容
事務は会社のデスクを使ってする仕事です。
事務ミスを防ぐために、この本では徹底的にデスク周囲の配置にこだわります。
図解付きなので直感的に分かりやすいです。
クリアファイルの透明度を使い分ける
タスクのテーマごとにクリアファイルに分ける時、次のようなクリアファイルの使い分けができます。
- 透明のクリアファイル：中身を見えるようにして手早く処理する書類
- 不透明のクリアファイル：情報漏洩をしたくない書類
ボックスの使い方
処理の期日によって次の通りにボックスを並べれば、処理の順にボックスが並ぶので直感的に分かりやすくなります。
- 今月
- 翌月
- それ以降
この他に、次のような分け方もあります。
- 未処理
- 処理中
- 承認待ち
本の図解はさらに分かりやすいので、ぜひ手に取ってみて実践がしやすいことを実感してみてください。
4.良かった言葉・私の考え方
4-1 良かった言葉
書類受けとりの入り口トレイを1か所だけにする
自分だけでなく他の人にも目に見えてわかるようにトレイを配置することはとても良いと感じました。
4-2 私の考え方
この本の特に良いところは、周りの人の動きや書類の動きに合わせることを重視して、事務用品を配置する方法を解説していることです。
整理整頓のスキルの実践は、最初のうちは自分の身の回りの物品の5Sに始まります。そして慣れるとチーム全体で行う整理整頓に領域が広がります。
この本では、どちらの段階でも使えるので、幅広い業種・職種に活用することができます。
次のような状況でも、事務の流れを統一化することに役立ちます。
- 時短勤務社員が多い
- シフト制で毎日メンバーが違う
- 複数人でパソコンとデスクを共有している
1人1机ではない職場でも活用できることが良いところです。
5.関連記事の紹介
100均のクリアファイルを使った情報整理の方法について書きました。
以上、『事務ミスが少ない人の図解整理術』の紹介でした。
このブログでは、仕事術のほかに、だれでも気軽にできる職業キャリアのつくり方を発信しています。
