このブログでは、ジョブ型・スペシャリスト・専門職を目指す人の転職をサポートしています。
1.ジョブ型雇用の専門職は部屋がない
ジョブ型・専門職・スペシャリストとして働くときに、あまり知られていないことがあります。それは、「ジョブ型雇用の専門職は専用の部屋が無い」という事実です。
専門職は元々が少数派です。
会社で専門職を初めて雇う場合には、業務のタイプが近い部署に座席を与えられることがあります。事業部・管理部門・詰所でその日に空いている席を使う、など様々です。
専門職に部屋を与えないのは、そもそも何をする人なのかが誰もよくわかっていないことから来る「疑い」があるからです。
役員が協議した事業戦略に合う専門職を、仕事内容がよくわからない中間管理職が中途採用を入れたので、上司も同僚も「何をする人？」とよく分からないままよく分からない人がやってきている状況です。
もしも入社した時点で専門職の部屋があるのなら、それは先に入社した専門職の人が社内での信頼を勝ち取ってきた証拠です。
2.専門職の書類管理の課題
重要書類をどこに置くか
他部署のスペースの机を用意されたら、まずは共有の鍵付きのキャビネットに空きスペースを確保しましょう。
自分の座席の鍵付きの引き出しには重要書類を保管しないようにします。何かのトラブルがあったときに「書類を机の中に溜め込んでいた人」としてあらぬレッテルを貼られる可能性があります。(中途入社では、ささいな「仕掛け」の悪意を想定しないといけません)「共有のキャビネットに重要書類を置くこと」には、こだわりましょう。
キャビネットのスペースは、1人につきこのボックスのサイズのスペースは確保したいものです。スペースはすぐに埋まるので、無印の15㎝幅が理想です。
さらに、100均のクリアファイルを30枚は用意して、案件ごとに書類をクリアファイルに入れます。
持ち運び用の鞄の中にあるクリアファイルと同じように、鍵付きキャビネットの中にいれる書類も整理ができます。
クリアファイル代は自費かもしれませんが、これくらいの出費で「ちゃんとしている人」の信頼を勝ち取れるなら安いです。
テプラやネームランドを使えるならタイトルを印字してシールを貼っておきましょう。重要書類を整理して保管するだけなら、コピー用紙・手書き・セロテープでも十分です。
3.重要書類の紛失対策：仮ゴミ箱をつくる
重要書類の紛失対策としては、捨てる書類が混ぜない仕組みづくりが大事です。
- 捨てる書類の仮置き場所をつくる。(A4サイズのコピー用紙の箱が便利です)
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仮置き場所の中に入っている書類は、「毎週金曜日16時に再確認後、シュレッダーにかける」と行動を決めておく。
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シュレッダーにかける前に、もう一度本当に捨てていい書類なのかを、上から下までザっと目を通す。
- 捨てていい書類、と判断ができればシュレッダーにかける。
さらに、
- 仮ゴミ箱の置き場所は専門職のデスクの足元に設置
- 箱には(仮置き場、毎週金曜日に捨てる前に再チェック)」とマッキーでデカデカと書いておく
こうすることで、親切心で誰かが先にシュレッダーにかけてしまうことを防げます。
紙類を破棄する前にチェックを入れる仕組みを作ることで、大事な書類を紛失するリスクを抑えることができます。
ゴミ箱の中身をコントロールすることで、リスク管理ができます。
4.ゴミ箱の占有に気を遣う
ゴミ箱を他の人に使われたくない人は「間違って大事な書類やメモを捨ててしまった時のリカバリー(最後の手段)を残す」という実務上の仕組みづくりをしている可能性もあります。
他人のゴミ箱を勝手に使う →起こるかもしれないミスのリカバリー手段を奪う → 相手の不安が増す → 不安の原因を取り除くために威嚇する と、つながっています。
声掛け・確認・雑務に協力。これらを地道にしていれば、「ちゃんとした人」という印象を与えることができます。
- 重要書類の管理
- ゴミ捨てのルール
まずはこの二つを地道に守れば、少しずつ信頼ポイントが毎月溜まり、きっと仕事がしやすくなります。
人数が少ないジョブ型専門職だからこそ、戦略的に信頼を勝ち取ることで職場にいち早くなじむことができます！
