このブログで、年間300冊のビジネス書のアウトプットをしていきます。(※期間：2024年12月28日～2025年12月27日)
72冊目は『オフィスの効率化ファイリング』です。
1.著者の経歴
- オフィス業務効率化コンサルタント
- 市役所にて情報システム部門に所属、15年勤続しオフィスミカサを設立
2.ビジネススキル
2-1 スキル表
| 1位 | 整理整頓力 | ◎ |
| 2位 | 仕組み化 | ◎ |
| 3位 | 業務改善 | ◎ |
得られるスキルは1位が「整理整頓力」、2位が「仕組み化」、3位が「業務改善」です。
2-2 位置づけ・読み方
「スイスイ読める本」で「実践的・具体的」な内容です。
読書は「スピード感を大事」に、「必要なところを抜き出す」読み方がオススメです。
3.内容
A フォルダ階層を工夫して、アクション数を減らす
会議の案内文と当日議題のファイルを保管するとき、次の方法が紹介されていました。
■月ごとに1フォルダ作成
- 4月フォルダ{案内文・当日議題}
- 5月フォルダ{案内文・当日議題}
■ファイルの種類ごとにフォルダ作成
- 案内文フォルダ{4月,5月,6月...}
- 当日議題フォルダ{4月,5月,6月...}
■フォルダなし
- 4月_案内文
- 4月_当日議題
- 5月_案内文
- 5月_当日議題
B 100均のファイルボックスは使わない
著者は「出し入れのたびにストレスがかかると、無意識にその作業を避け、散らかっていますので妥協せずしっかり選んでください」と書いています。
推奨されている選び方
次の選び方が推奨されています。
- 基本はキャビネットや机の引き出しに書類を保管する。
- 紙タイプのファイルボックスで、文具メーカーがファイリング用に販売している1個300～400円程度のものがおすすめ。
紙のタイプは、個人情報が書かれた書類の廃棄まで考えられています。
非推奨の選び方
使わない方が良い事務用品としては100均のファイルボックスが挙げられています。
▲100均の紙タイプ：量が多くなるとは底が抜けやすい。
▲100均のプラスチック：先がすぼんでいるタイプは書類保管には向かない。廃棄までの一連の効率性が悪い。(=おそらく、形が台形になっていて、底に向かってすぼんでいるという解釈で良いと思います)
C.全員でファイリングシステムを作り上げていく
「周囲と意見交換などをしながら全員が納得できる基準を作る」ことを大事に、次のことを参加者全員で決めていきます。
- 廃棄の基準
- 置き場所
- タイトルの統一
- 分類の方法
一人ですると、
▲他の人にとっては何か分からない。
▲共有ファイルは積極的にすり合わせをしないと「とっても綺麗に使いにくくしてくれた」と言われかねません。
つまり、職場全体で議論しながらより良いスタイルを付けていく作業が必要です
4.良かった言葉・私の考え方
4-1 良かった言葉
タイトルの付け方で「階層浅く、フォルダ少なく」は叶う
使うときに探しやすく、アクション数の少ない分類がいい
協力してファイル基準表をつくろう
4-2 私の考え方
著者は公務員として働いてきた人なので、大量の書類整理は仕事の本分とも言えます。そうした人が経験して積み重ねてきたノウハウがこの本には詰まっています。
- 自分1人でファイリングシステムを背負うと周囲が他人事として参加しない
- 自分が作った分類・タイトルは他人には分かりにくい。
- 周囲とすり合わせ基準表を作ることが今後の使いやすさに影響する
こうしたフレーズは、少人数チームで働にあたり大事にしたい考え方です。
整理整頓の感度は人によって違います。気づいた人が1人でイライラしながら整理整頓を引き受けることなく、周りの人を巻き込んで共通のやり方を作り上げると、みんながゴキゲンでハッピーに働けると思います。
最初は、「自分を中心とした働きやすい職場をつくりたい気持ちが出発点でいいと思います。ありとあらゆる整理整頓術の本から1つずつ良いところを取り入れれば、それは独りよがりな意見ではなくなります。
自分以外の人の知識・ノウハウ・感性を、読書を通じて自分の中に通すことで、他の人にも共通する「やりやすさ」がわかります。その知識を実務を通じて実践することで「仕事ができる人」になれると考えています。
5.関連記事の紹介
100均の事務用品のリスクを整理した記事です。高いコクヨと割安のダイソーの違いを書きました。
事務用品を「1種類だけ」用意すると、職場でスムーズに動けます。
以上、『オフィスの効率化ファイリング』の紹介でした。
このブログでは、仕事術のほかに、だれでも気軽にできる職業キャリアのつくり方を発信しています。
