このブログで、300冊のビジネス書のアウトプットをしていきます。
125冊目は『業務デザインの発想法』です。
1.獲得できるスキル
| 1 | 仕組み化 |
| 2 | タスク分解力・タスク管理力 |
| 3 | 業務改善 |
2.内容
運用を想定する
業務改善の着手ポイントを考える上で、アイディア出しに役立つのが「MECE」の図解法です。「漏れなくダブリなく」を意味しています。
問題の原因分析や課題解決策の立案に役立つ図解法です。
- Mutually(相互に)
- Exclusive(重なりなく)
- Collectively(全部集めたら)
- Exhaustive(漏れがない)
MECEは複数人でレビューを進めることが推奨されます。
業務改善で考える視点
業務改善の計画時点で考える項目が挙げられています。
- 目的：誰のため？
- インプット：成果物を生むためのツール、スキル、情報)
- 成果物：感性物、完了状態、期限、提出先
- 関係者：インプットはどこから？成果物は誰のため？
- 効率：スピード、生産量、コスト、人員、歩留まり
行動したくなる仕掛け
業務改善を実行するにあたり、次のことが考える要素として挙げられています。
- 毎日発生する仕事(定型業務)か、たまにしか発生しない仕事(非定型業務)か
- すぐやる、まとめてやる：着手のトリガーを決める
- 内製か外注か
- 導線を工夫する
- 初期状態を工夫する
- 最も利用して欲しいタイミングで発信をする
- 快感と成長を設計する
- 行動を阻害する要因を取り除く(コスト、手間=操作性・理解・説明、記憶、評価)
このあたりは、行動経済学もテーマとして関わっていることが見てとれます。
専門職の育成については、次の観点が挙げられています。
- 運用体制(業務フロー、運用スケジュール、作業チェックリスト、管理台帳、運用法歩酷暑など)
- ジョブディスクリプション(職務記述書)
- スキル要件
- 上位者や専門職に相談する基準をつくる
- ナレッジの積み上げ
3.私の考え方
良かった言葉
「運用開始前」「運用開始後」の2軸で考える
私の感性
私は業務改善を積極的に進めたい感性を持っています。
その上で、「社内教育」はトレンドの熱が冷えてきていることを感じます。
専門性を持ち、プロジェクト単位で人が集まったり離れたりする機会が増える「ジョブ型」の働き方が主流になる世界で「教え合う風土の組織」を作るためには、次の2つが必須だと考えています。
- 専門的な技術と知識を教える行動を高評価することが、評価シートの項目に入っていること
- 給料体系に即時に反映されていること
これまでは、教える側が持っている仕事の品質を保ちながら、教育も追加の業務として任され、定時が過ぎてから自分の仕事に取り掛かり、サービス残業で帳尻を合わせる働き方は数年前までは主流だったように思います。
労働時間が以前よりも厳しく制限される風潮の中で、「新入社員のために時間を確保しない方が自分の立場を守れる」という考えを持つ人が増えると想像しています。人間関係防災の視点で警戒しておくなら、「向こうから近寄ってきて仕事を教えてくれた人は、優しそうで良い先輩に見えて、実は知識でマウントをとりたいだけのモラハラ社員だった」なんてことも起こりえます。少なくとも、賞与の評価シートに「教育」の項目を含めないとするなら、無償労働とも言える「社内教育」に持続性はありません。
ましてや、新卒の方が2-3年目よりも月給が高い状況の場合はなおさら「苦労をせずにいい思いをしている (ように見えやすい) 新入社員」へのヘイトは増えます。
追加の社内教育業務という、「追加報酬の無い労働」を現状維持のままに続ける場合は、何も制度を変えないことで、社員同士のヘイト感情が組織の中に積み上がります。
だからこそ、「教育と高評価を結びつける制度」を作ることができる総務部員の協力は、業務改善には必須と考えています。
中小企業の総務・人事・労務の社員に
- 反応が良い人
- 仕事を減らせる人
がいれば、業務改善の達成スピードを速めることができると考えています。
ただし、あくまで私の経験ですが、事務一筋で仕事をしてきた人ほど「後追い・ルール通り」の定型業務に適応しすぎて、腰が重たい人がいることもあります。また、部署同士が対立していて、その間を取り持つ動きをする業務改善は孤軍奮闘となりやすく、失敗の責任を1人で負うどころか業務分担が曖昧なタスクでエラーが起きた時に、業務改善をしようと頑張っている人が犯人として扱われる危険性もあります。
業務改善は協力者を集めることが大前提です。他人の心という変数が関わってる以上は、業務改善の先にある「この組織で一緒に働く人のため」という気持ちよりも大事なことは、「この業務改善は外部の人にもアピールできる」という確信を持ち続けられるかどうかです。
確信があり、熱量を維持できるなら業務改善を続ける。冷やされてばかりなら、業務改善から手を引いて早く抜けた方が良い場合もあります。自分自身の感性とキャリアの見通しを含めて、業務改善に踏み込むか引くか、判断をすることが大事と考えています。
これまで、『業務デザインの発想法』の紹介でした。
4.次の1冊
沢渡あまねさんの「問題地図シリーズ」は、組織の業務改善の着手ポイントが分かりやすく解説されています。次の1冊を挙げるなら、『仕事の問題地図』が読みやすくてオススメです。
このブログでは、仕事術と合わせて、どんな人でも気軽にできる職業キャリアのつくり方を発信しています。
